Interview über Ausschreibungen

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Ihr Unternehmen steckt voller große Projekte und Sie möchten möglichst wirtschaftliche Angebote dafür erhalten? Dann wählen Sie den Weg der Ausschreibung.

Herr Goldbeck ist in unserer Hauptverwaltung in Nieder-Olm unter anderem für die Ausschreibungen zuständig. Da das Thema “Ausschreibung” sehr umfassend ist, haben wir ihn um ein Interview gebeten.

„Guten Morgen Herr Goldbeck, vielen Dank dass Sie sich die Zeit genommen haben, um sich heute über das Thema „Ausschreibungen“ zu unterhalten, welches ein Teil Ihres Aufgabenbereiches im Unternehmen ARWA Personaldienstleistungen GmbH abbildet.”

Beginnen wir direkt mit der ersten Frage…

1. „Was ist unter einer Ausschreibung zu verstehen?”

„Eine Ausschreibung, die auch „Submission“ genannt werden kann, ist eine öffentliche Aufforderung, Angebote für die in der Ausschreibung genannten Lieferungen oder Leistungen abzugeben. Es gibt sowohl öffentliche als auch privatwirtschaftliche Ausschreibungen.”

2. „Wer sind die Auftraggeber?”

„Als öffentliche Auftraggeber sind primär die einzelnen Kommunen mit ihren Eigenbetrieben als auch mit ihrer eigenen Verwaltung zu erwähnen. Ebenso finden sich die Bundesländer sowie der Bund in dem Kreis der Auftraggeber.

Eine weitere Gruppe bildet die Privatwirtschaft. Hier sind vornehmlich die nationalen und internationalen Unternehmen zu erwähnen.”

3. „Wozu dient eine Ausschreibung?”

„Der Zweck einer Ausschreibung ist es, mit Hilfe von bestimmten Vorgaben einen Preis- und Qualitätsvergleich vollziehen zu können, um dann das wirtschaftlichste Angebot herauszufinden. Wobei an dieser Stelle zu erwähnen ist, dass öffentliche Stellen ab einem bestimmten Auftragsvolumen zu Ausschreibungen von Leistungen und Lieferungen verpflichtet sind.”

4. „Wo findet man Ausschreibungen?”

„Die öffentlichen Ausschreibungen werden auf diversen kommunalen oder bundeslandbezogenen Plattformen ausgeschrieben. Im Gegensatz dazu, finden sich die privatwirtschaftlichen Ausschreibungen entweder auf den Internetseiten der Unternehmen oder auf diversen speziellen Lieferantenplattformen.”

5. „Wie kann man daran teilnehmen?”

„Wenn nach intensiver Recherche auf den oben beschriebenen Plattformen eine interessante Ausschreibung gefunden wurde, muss man sich in der Regel in einem ersten Schritt zuerst registrieren lassen. Durch diese Maßnahme wird zum Beispiel verhindert, dass sich ungeeignete (Privat-) Personen widerrechtlich Zugang zu Interna verschaffen können. Bei den privatwirtschaftlichen Ausschreibungen wird an dieser Stelle oft eine sogenannte Lieferantenselbstauskunft, kurz „LSA“ angefordert. Hierbei werden sogenannte Basisdaten des interessierten Auftragnehmers erfasst. Dies sind beispielsweise die Adress- sowie Kontaktdaten des Unternehmens und/oder einzelner Ansprechpartner, daneben sind auch Auskünfte über Umsätze, Beschäftigtenzahl oder bestimmte Spezialisierungen von Interesse.

Nachdem dieser Schritt der Registrierung erfolgt ist, erhält man dann die Ausschreibungsunterlagen mit dem Ziel einer Angebotsabgabe bis zu einem vom Auftraggeber definierten Zeitpunkt. Der sich daraus ergebende Zeitraum variiert zwischen einer bis zu acht/neun Wochen. Das steht in der Regel in Abhängigkeit zu dem Umfang der Ausschreibung.”

6. „Beschreiben Sie doch bitte einen typischen Ablauf einer solchen Ausschreibung.”

„In einem ersten Schritt vorab und nach „erstem Anschein“ wird von mir geprüft, ob eine Teilnahme sinnvoll erscheint. Wenn ja, werden die Unterlagen heruntergeladen und es findet eine genauere “Machbarkeitsprüfung“ statt. Das heißt, ich spreche mit der betroffenen Niederlassung, gegebenenfalls mit der entsprechenden Gebietsleitung und erörtere tiefergehend, ob die gestellte Anforderung unter verschiedenen Blickwinkeln erfüllt werden kann. Hierbei spielen geografische, personelle als natürlich auch wirtschaftliche Gesichtspunkte eine Rolle. Wenn es sich um eine bundesweite Ausschreibung handelt, beziehe ich die Geschäftsführung entsprechend in den Entscheidungsprozess mit ein.

Wenn die Entscheidung „positiv“ ausfällt, werden die Unterlagen gründlich gelesen. Der Umfang einer solchen Ausschreibung kann übrigens bis zu 100 Seiten umfassen. Nach dem“ Studium“ der Unterlagen stelle ich eventuell sich ergebende Fragen an die ausschreibende Stelle. Hierbei gibt es in aller Regel ein bestimmtes Datum, bis zu dem die Fragen gestellt werden müssen. Die darauf folgenden Antworten (auch die der anderen Anbieter) werden dann allen Bietern zugänglich gemacht.

Bevor ich mich anschließend an die Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen mache, wird vorab noch geklärt, ob mit dem Auftraggeber bereits zusammengearbeitet wurde oder gar aktuell wird. Wenn ja, prüfe ich finanziellen Rahmenbedingungen und die Erfahrungen mit dem Kunden.

Wenn dies alles geklärt ist, geht es dann endgültig an die eigentliche Bearbeitung der Unterlagen. Hierbei wird in der Regel eine umfangreichere Lieferantenselbstauskunft gefordert, die auch mit entsprechenden Referenzen belegt sein soll. Ich muss inzwischen regelmäßig die Kalkulation unserer Verrechnungssätze offen legen und oft wird von mir auch eine Konzepterstellung bezüglich der Aufgabenstellung erwartet. Last but not least steht natürlich das manchmal sehr differenziert darzustellende finale Preisangebot. Hierbei gibt der Auftraggeber oftmals sehr komplexe Matrizen vor, die mit entsprechend umfangreichen und sehr detaillierten Preisangeboten befüllt werden müssen. An dieser Stelle kommuniziere ich natürlich sehr eng mit den entsprechenden Ansprechpartnern wie Niederlassungsleitern, Gebietsleitern oder eben auch mit der Geschäftsleitung.

Abschließend lade ich eventuell noch geforderte Bescheinigungen in der Ausschreibungsplattform hoch, um dann das komplette Angebot abzugeben.

Danach dauert es zwischen drei und acht Wochen bis zur Ergebnisverkündung. Manchmal ergibt sich noch eine weitere, sogenannte „Letzt-Preis“-Runde, in der der Auftraggeber nochmal versucht, die finanzielle Konditionen zu seinen Gunsten „nachzubessern“.”

7. „Was ist der Sinn einer Ausschreibung?”

„Für den Auftraggeber ist eine Ausschreibung ein geeignetes und bewährtes Instrument um an kompetente und leistungsfähige Partner zu kommen, mit denen sich Projekte aus den unterschiedlichsten Bereichen erfolgreich umsetzen lassen. Andererseits bietet eine Ausschreibung für den Bieter die Möglichkeit weitere Aufträge zu generieren und somit eventuell in einen sogenannten „Lieferantenpool“ eines Auftraggebers zu gelangen.”

„Herr Goldbeck, haben Sie vielen Dank für die umfänglichen Informationen zu dem Thema Ausschreibung.”

„Sehr gerne.”