07. November 2022

E-Recruiting

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Warum Digitalisierung auch im Recruiting Einzug hält?

„Früher war alles besser.“ Nein. Erinnern Sie sich an die Zeiten, als Bewerbungen von Unternehmen nur angenommen worden sind, wenn das Anschreiben in einer teuren Mappe steckte und genau bestimmte, vom Unternehmen definierte Formatvorgaben erfüllte? 

Inzwischen verschieben sich die Rollen. Heute muss das Unternehmen dem Bewerbenden gefallen und nicht umgekehrt. Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, setzen immer mehr Personalabteilungen und auch Personaldienstleister auf automatisierte, digitale Prozesse: das sogenannte E-Recruiting.

Die Digitalisierung hält in fast allen Branchen Einzug. Das bedeutet für die Personaler zunächst einmal eine erhebliche Arbeitserleichterung. Denn die gesamte Kommunikation mit den Bewerbenden erfolgt digital und online. Keine Aktenberge, die durchwühlt werden müssen. Das spart Zeit und sorgt auch für eine geregelte Kommunikation zwischen dem Unternehmen und potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten.

Was ist E-Recruiting?

Unter der Definition E-Recruiting sind alle Tätigkeiten zusammengefasst, die sich mit der Suche nach neuen Mitarbeitenden beschäftigen. Dabei handelt es sich um eine Sonderform des Recruitings, da sämtliche Prozesse digital und online ablaufen:

• Stellensuche über Social Media oder Jobbörsen: Suchen Sie auf den verschiedenen Social Media Plattformen nach geeigneten Arbeitskräften. Nutzen Sie auch die Jobbörsen, um Nachwuchstalente aufzuspüren.
• Veröffentlichen von Stellenanzeigen: Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeigen digital auf Social Media und den vielen Jobbörsen.
• Vorauswahl per Software mit Kandidatenfilter: Eine passende E-Recruiting Software unterstützt Sie mit voreingestellten Filtern bei der Kandidatenauswahl.
• Vorstellungsgespräch per Videokonferenz: Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten durch Zoom, Teams oder Skype. Das sorgt auch bei den potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten für weniger Stress, weil die Anreise wegfällt.
• Bewerberauswahl und Bewerbermanagement per Software: Auch nach dem Vorstellungsgespräch hilft Ihnen eine passende E-Recruiting Software bei der Eingrenzung, welche Person am besten für den Job geeignet erscheint. Darüber steuern Sie auch die komplette Kommunikation mit ihren Bewerbern.
• Onboarding per Videotool: Helfen Sie dem neuen Teammitglied per Video-Onboarding, sich in Ihrem Unternehmen schnell zurechtzufinden, bevor der Mitarbeiter die Stelle antritt.

Was ist ein Onboarding?

Bei einem Onboarding handelt es sich um ein Einarbeitungsprogramm, welches den neuen Mitarbeiter in dessen Arbeitsbereiche einführt. 

Das Besondere: Früher war meist nur eine Person im Unternehmen für alle Dinge im Zusammenhang mit der Besetzung freier Stellen zuständig, heute schafft E-Recruiting mehr Transparenz. Durch den Einsatz digitaler Tools erhalten mehrere Personen und Abteilungen Zugriff und Einblick. Das verbessert die gesamte Kommunikation und macht den Prozess insgesamt effizienter. Davon profitieren die entsprechende Fachabteilung sowie die Bewerber.

Wieso E-Recruiting?

Wenn ein Unternehmen neue Stellen zu besetzen hat, läuft der gesamte Prozess nicht kostenlos ab. Stellenanzeigen müssen geschaltet werden, die eingehenden Bewerbungen müssen zeitnah verarbeitet werden und Absagen oder Einladungen für ein Vorstellungsgespräch vorbereitet und verschickt werden. Darum kümmert sich die Personalabteilung, die ansonsten aber auch noch andere Aufgaben zu erledigen hat.

Durch E-Recruiting verbessern Sie Ihr gesamtes Bewerbermanagement. Was bedeutet das? Wie bereits erwähnt, gestaltet sich die gesamte Dokumentenablage und die Kommunikation mit Ihren Bewerbern wesentlich effizienter.

Interne Abstimmungen gehen leichter von der Hand, weil alle Prozessbeteiligten per Klick sofort über den aktuellen Stand im Bilde sind. Das macht den ganzen Bewerbungsprozess einfacher und zielgerichteter, für Sie als Unternehmen und genauso für die Jobsuchenden.

Ziele von E-Recruiting

E-Recruiting bringt mehr Transparenz und sorgt für einen effizienten und professionellen Ablauf. Unter dem Strich spart das Unternehmen Kosten, weil bestimmte Tätigkeiten automatisiert werden und die Besetzung freier Stellen viel schneller und gezielter erfolgt.

Auch die Bewerbenden profitieren davon, weil der Bewerbungsprozess viel einfacher und schneller über die Bühne geht. Ein Online-Formular ist schnell ausgefüllt und die Bewerbungsunterlagen in Sekundenschnelle hochgeladen. Der Faktor Zeit spielt inzwischen auch für Jobsuchende eine enorme Rolle.

E-Recruiting: Instrumente und Kanäle

Jobbörsen und Hochschulen: Inzwischen gibt es im Internet zahlreiche Jobbörsen, auf denen Unternehmen freie Stellen inserieren können. Viele E-Recruiting Softwareanbieter verfügen über entsprechende Schnittstellen zu verschiedenen Jobbörsen. Mit nur einem Klick landet die Stellenausschreibung auf verschiedenen Online-Plattformen gleichzeitig. Wenn Unternehmen mit Bildungseinrichtungen kooperieren, lassen sich auch über Hochschul-Webseiten potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten direkt ansprechen.

Social Media: An LinkedIn, Facebook, XING und Co kommen Unternehmen heutzutage nicht mehr vorbei. Die Talente von morgen tummeln sich dort. Daher müssen auch Unternehmen dort sichtbar vertreten sein, mit einer klaren Zielrichtung – Stichwort: Employer Branding. In den sozialen Medien können geeignete Talente direkt angeschrieben werden. Außerdem lässt sich schon im Vorfeld eine Menge über eine Person herausfinden. Das erleichtert die Einschätzung, ob beispielsweise jemand die nötigen Voraussetzungen für die Stelle mitbringt oder nicht.

Eigene Webseite: Der eigene Webauftritt ist eine zentrale Anlaufstelle für potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten. Unternehmen sollten im Internet als attraktive Marke vertreten sein. Auch hierbei spielt das Thema Employer Branding eine entscheidende Rolle. Ein professioneller Webauftritt hilft bei der Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten. Wenn es um die Besetzung von Stellen auf höherer Führungsebene oder im IT-Bereich geht, ist eine moderne Webseite unerlässlich.

Mobile Recruiting: Jobsuchende erwarten heute von Unternehmen bei der Besetzung von freien Stellen einen möglichst einfachen Bewerbungsprozess. Ein Smartphone haben inzwischen fast alle Menschen zur Hand. Daher nutzen mittlerweile große Unternehmen auch die Möglichkeiten des Mobile Recruiting, häufig über eine eigene App. Der gesamte Bewerbungsprozess läuft dann per Smartphone oder Tablet.

Mitarbeiterempfehlungen: Viele Unternehmen nutzen die eigenen Mitarbeiter als Markenbotschafter, beispielsweise in den sozialen Medien. Wenn Mitarbeitende potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten empfehlen, sparen Sie als Unternehmen Zeit und Kosten. Außerdem liegt die Trefferquote in der Regel höher. Denn niemand empfiehlt eine Person, von der er oder sie nicht überzeugt ist.

Vorteile von E-Recruiting

E-Recruiting bringt etliche Vorteile mit sich. Zumal es beiden Parteien, also Arbeitgebern und Arbeitnehmern, nützt. Der größte Vorteil für Unternehmen ist beispielsweise die Einsparung von hohen Einstellungskosten und Zeit.

Lesen Sie im unteren Abschnitt noch weitere Vorteile von E-Recruiting für Unternehmen und Bewerber.

Für den Bewerbenden:

• Weniger Kosten: Eine Online-Bewerbung kostet nur einen Bruchteil an Zeit. Lebenslauf, Anschreiben und weitere Unterlagen liegen digital vor und müssen nur per Mail oder Online-Formular versendet werden. Finanziell macht es keinen Unterschied, ob sich jemand bei einem Unternehmen oder mehreren bewirbt.
• Größere Auswahl: Über das Internet ist die Auswahl an offenen Stellen viel größer. Verschiedene Online-Jobbörsen verfügen zudem über Filter, wodurch die Suche nach passenden Jobs zu einem Kinderspiel wird. Über Jobbörsen kann auch nach internationalen Stellen geschaut werden.
• Geringer Aufwand: Die Ein-Klick-Bewerbung macht vieles einfacher und schneller. Sämtliche Unterlagen können digital übertragen werden. Der Weg zum Postkasten entfällt.
• Lebenslaufdatenbanken: Die meisten Jobbörsen bieten die Möglichkeit, ein eigenes Profil anzulegen. Dort können dann auch relevante Unterlagen und Informationen hinterlegt werden, wie Lebenslauf oder Qualifikationen. So erhöhen sich die eigenen Jobchancen, weil Sie vielleicht gefunden werden.

Für das Unternehmen:

• Geringe Kosten: Selbstverständlich kostet E-Recruiting auch Geld. Das meiste Geld fließt allerdings in die E-Recruiting Software. Dafür verringert sich der gesamte Prozessaufwand, zum Beispiel die Kommunikation sowie die Ablage der Dokumente. Transparenz und Effizienz des gesamten Bewerbungsprozesses erhöhen sich. Eine digitale Stellenausschreibung kostet zudem wesentlich weniger.
• Mehr Darstellungsformen: Wenn Sie sich als Unternehmen online präsentieren, geht das inhaltlich nicht nur per Text. Mit Bildern und kurzen Videos bekommen Jobsuchende einen viel besseren Einblick in ein Unternehmen. Außerdem können sich die entsprechenden Ansprechpartner direkt bei den potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten vorstellen. Der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen fällt daher viel angenehmer und insgesamt positiver aus, bei professioneller Darstellung.
• Aktualität: Eine gedruckte Stellenanzeige ist bereits an dem Tag veraltet, an dem sie in der Zeitung erscheint. Eine digitale Anzeige können Sie als Unternehmen jederzeit anpassen, auch nachträglich. Möglicherweise ergeben sich Änderungen bei den Anforderungen oder Sie möchten zusätzliche Informationen weitergeben. Online können Sie solche Dinge problemlos ergänzen. Dadurch erhalten Sie qualitativ bessere Bewerbungen, weil die Bewerbenden über aktuelle Entwicklungen informiert sind.
• Mehr Reichweite: Die meisten Online-Jobbörsen arbeiten mit anderen Partnern zusammen. Das bedeutet: Wenn Sie bei einem Anbieter Ihre Stellenausschreibung platzieren, taucht diese ohne zusätzliche Kosten auch auf anderen Job-Plattformen auf.
• Nachhaltige Prozesse: Eine professionelle E-Recruiting Software verfügt in der Regel auch über eine Datenbank. Darin können die Daten von Kandidatinnen und Kandidaten gespeichert werden, falls eine Person nicht auf Anhieb für die offene Stelle geeignet erscheint. Um die Daten zu speichern, müssen die Bewerbenden ihre Einwilligung erteilen. Oder es gibt direkt die Möglichkeit für Jobsuchende, ein Online-Profil in Ihrer E-Recruiting Software anzulegen. So können Sie später bei weiteren freien Stellen auf die Datenbank zurückgreifen und geeignete Talente direkt anschreiben.

E-Recruiting: Wieso führt kein Weg vorbei?

Digitalisierung ist inzwischen zu einem modernen Schlagwort geworden, jedoch häufig mit Ängsten besetzt. Viele Menschen befürchten durch den vermehrten Einsatz von Computern den Verlust von Arbeitsplätzen. Allerdings verändern Computer sehr oft nur Arbeitsabläufe. Bei der Besetzung offener Stellen helfen digitalisierte und automatisierte Prozesse enorm. Es gibt immer noch genug Arbeit für die Personaler, nur diese kann dann viel erfolgsorientierter erledigt werden. Viele immer wiederkehrende Aufgaben erledigt die Software. Der Personaler kann seine gesamte Energie den potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten widmen. Dadurch erhöht sich die Erfolgsquote bei der Suche.

Heute fragen sich Jobsuchende: Was kann mir ein Unternehmen bieten, bei dem ich mich bewerbe? Wenn Unternehmen dort keine passenden Antworten parat haben, bewerben sich Menschen bei der Konkurrenz. Gerade bei Dingen wie Work-Life-Balance, nachhaltigem Handeln oder anderen Vorzügen schauen Bewerbende inzwischen genau hin.

Auch ein professioneller Webauftritt und eine attraktive Marke in den sozialen Medien gehören heute einfach zum guten Ton. Die Visualisierung und Tonalität müssen passend und einheitlich sein, egal auf welchem Kanal. Ein Unternehmen, das die besten Talente an sich binden möchte, muss heute auch bestmöglich sichtbar sein. Dazu gehört eben inzwischen eine aussagekräftige und wertvolle Online-Präsenz.

E-Recruiting ist dann nur ein weiterer Baustein dieser Online-Präsenz und verbessert den ersten Kontakt mit Ihrem Unternehmen. Wenn dieser negativ ausfällt, wandern potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten weiter zum Wettbewerber.

Bei IT-Berufen oder Berufen aus dem technischen Bereich erwarten Jobsuchende inzwischen auch E-Recruiting. Komplizierte Bewerbungsprozesse schrecken ab und gefährden letztlich die Zukunft eines Unternehmens, weil offene Stellen nicht mehr zeitnah und adäquat besetzt werden können.

Fazit von E-Recruiting

Die Zeiten von Bewerbungsmappe und handgeschriebenen Dokumenten sind längst vorbei. Moderne Unternehmen automatisieren Recruiting-Prozesse in der digitalen Welt und planen Abläufe per Software. E-Recruiting bedeutet in der modernen Arbeitswelt einen echten Wettbewerbsvorteil.

Weil sich die Rollen bei der Jobsuche verändert haben, erwarten Jobsuchende heute etwas vom Unternehmen, beispielsweise in Sachen Work-Life-Balance oder beim Thema nachhaltiges Handeln.

Im Netz finden potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten viele Quellen, um sich im Vorfeld ein genaues Bild des künftigen Arbeitgebers zu machen. Unternehmen, die sich über Social Media, Jobbörsen oder eine professionelle Webseite nicht zeitgemäß präsentieren, sind für Bewerbende unattraktiv. Langfristig steht ohne E-Recruiting die Zukunft des Unternehmens auf dem Spiel.

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