27. Februar 2023

Kommunikation

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• Wissenswertes

So gelingt Ihnen eine gute Kommunikation im Job.

„Die Sprache ist die Quelle aller Missverständnisse.“ Dieser Satz stammt vom kleinen Prinzen aus der berühmten Erzählung des französischen Autors Antoine de Saint-Exupéry. Wer sich an so manche Diskussion im privaten oder beruflichen Umfeld erinnert, unterschreibt diesen Satz sofort. Kommunikation birgt immer das Risiko, falsch verstanden zu werden. Deswegen steht in fast jeder Stellenanzeige der Begriff ‚Kommunikationsfähigkeit‘. Mitarbeitende, die gut kommunizieren können, sind gefragter denn je. Vor allem in einer Zeit, in der nicht nur gesprochen, sondern auch gemailt, gechattet oder über die Videokamera kommuniziert wird. Wer Botschaften klar und deutlich an seine Empfänger übermittelt, kommt beruflich schneller voran.

Definition: Kommunikation

Die Erklärung, was Kommunikation eigentlich bedeutet, klingt zunächst sehr simpel: Kommunikation ist der Austausch von Informationen mithilfe von Sprache oder Zeichen zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern.

An dieser Stelle wird es leider kompliziert. Denn die Art und Weise, Informationen auszutauschen, sowie Sender und Empfänger sind unbekannte Variablen. Deswegen ist Kommunikation zwischen Menschen auch extrem störanfällig und teilweise schwierig.

Denn was eine Person gesagt hat und was tatsächlich bei der anderen Person angekommen ist, kann im Ergebnis zu völlig gegensätzlichen Einschätzungen führen. In der Summe entsteht daraus ein Konflikt. Wenn dieser nicht gelöst wird, geht viel Energie verloren, die für sinnvollere Tätigkeiten im Job verwendet werden könnte.

Arten der Kommunikation

In der Wissenschaft gibt es verschiedene Arten der Kommunikation. Die meisten Menschen verstehen unter Kommunikation vermutlich den verbalen Austausch von Informationen über die Sprache.

Expertinnen und Experten sagen hingegen, die verbale Kommunikation macht nur einen sehr geringen Anteil bei der Übermittlung von Informationen aus. Mehr Bedeutung hat hingegen die nonverbale Kommunikation. Was bedeutet das?

Es gibt den berühmten Satz des Psychotherapeuten und Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick: „Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“

Übersetzt meint der Psychologe, ein Sender übermittelt nicht nur Worte, sondern andere für den Empfänger klar ersichtliche Dinge wie Mimik, Gestik, Körperhaltung oder die Art und Weise, wie Worte betont werden.

Ein Satz wie „Das hast Du fein hinbekommen“ kann einerseits rein formell als Lob aufgefasst werden. Je nach Tonfall empfindet der Empfänger die Botschaft allerdings als unterschwellige Kritik. Selbst wenn eine Person auf etwas Gesagtes schweigt, kommuniziert sie nonverbal.

In unserer vernetzten Welt kommunizieren wir privat und beruflich zunehmend schriftlich per Messenger, Mail oder anderen Tools. Diese Art der Kommunikation bereitet neue Probleme.

Während jemand im persönlichen Austausch die nonverbalen Signale sofort erkennt, kann diese aus einer Chat-Nachricht nicht herausgelesen werden. Deswegen erhöhen moderne Kommunikationsmittel zwar das Tempo des Informationsaustausches, allerdings geht dieses einher mit einem viel größeren Risiko, missverstanden zu werden.

Deswegen ist es wichtig, sich diese verschiedenen Wirkungsebenen der Kommunikation  immer wieder vor Augen zu führen. Denn dann gelingt Kommunikation viel störungsfreier, im privaten und auch im beruflichen Umfeld.

Was macht gute Kommunikation im Team aus?

Im Job gibt es vielfältige Gründe, um zu kommunizieren. Gerade in Teams ist der Austausch unter den Gruppenmitgliedern essenziell, um die Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Es ist wichtig, sich darüber auszutauschen, welche Aufgaben zu erledigen sind oder wie der Stand bei einem laufenden Projekt aussieht. Der Austausch darüber kann im Team, im Vier-Augen-Gespräch, schriftlich oder online per Videokonferenz erfolgen.

Gute Kommunikation im Team zeichnet sich vor allem durch diese Punkte aus:

• Klarheit: Egal ob Sie eine Mail schreiben, spontan antworten oder in der Gruppenbesprechung über künftige Aufgaben informieren – bemühen Sie sich, Ihre Botschaften klar und deutlich zu übermitteln. Dadurch reduzieren Sie das Risiko von Missverständnissen.
• Problemlöser: Sie kommunizieren lösungsorientiert und sind nicht der Anlass für Konflikte. Ihnen geht es darum, die Zusammenarbeit bei einem Projekt zu verbessern, um das gesetzte Ziel zu erreichen. Wenn sich alle Teammitglieder trauen, offen zu kommunizieren, lassen sich mögliche Hindernisse besser erkennen. Wichtig: Stellen Sie immer das Ziel der Kommunikation heraus, nämlich die aktuelle Situation zu verbessern.
• Echter Austausch: Jede berufliche Kommunikation ist ein Austausch von Informationen. Es spielt keine Rolle, ob die Kommunikation verbal oder nonverbal erfolgt. Jede Art von Kommunikation sollte als solche respektiert werden.

Wenn die Kommunikation im Team gut funktioniert, bringt das für die einzelnen Teammitglieder Vorteile:

• Mehr Einsatz: Gute Kommunikation erhöht das Engagement und die Teambindung jedes einzelnen Mitglieds.
• Mehr Motivation: Eine funktionierende Kommunikation erhöht die Bereitschaft, sich motivierter an die Arbeit zu machen.
• Mehr Produktivität: Wer motiviert ans Werk geht, schafft auch mehr und ist produktiver.
• Mehr Unternehmenskultur: Eine Kommunikation ohne große Missverständnisse sorgt für eine vertrauensvolle Basis und etabliert eine feste Unternehmenskultur.
• Weniger Konflikte: Kommunikation, die klar und deutlich ist, reduziert das Risiko, missverstanden zu werden und verhindert Konflikte.
• Mehr Bindung: Eine vertrauensvolle Basis schafft eine Arbeitsatmosphäre, in der sich Mitarbeitende wohlfühlen.

Was ist Kommunikationsfähigkeit im Job?

Die Kommunikationsfähigkeit bedeutet nichts anderes, als die eigene innere Bereitschaft und Fähigkeit, mit anderen Menschen Informationen und Meinungen auszutauschen, schriftlich oder mündlich. Auch Wissen und Zusammenhänge zu vermitteln sowie zu überzeugen, gehört zur Kommunikationsfähigkeit.

Im Job müssen Mitarbeitende verhandeln, präsentieren, vortragen, Botschaften verständlich übermitteln oder verkaufen. Deswegen ist Kommunikationsfähigkeit eine Kernkompetenz und wird in fast jeder Stellenanzeige als gewünschter Soft Skill hervorgehoben. Wer sich Kommunikation verweigert, wird im Job auf der Stelle treten.

Wer gut reden oder schreiben kann, kommuniziert allerdings nicht automatisch gut. Denn dazu gehört auch die Erkenntnis, welcher Kommunikationskanal in einer bestimmten Situation am effektivsten ist.

Bei komplizierten Themen oder Konflikten sollte das persönliche Gespräch gesucht werden, weil dadurch am wenigsten Missverständnisse entstehen oder diese direkt ausgeräumt werden können. Bei kurzen Mitteilungen reicht vermutlich eine Mail oder ein kurzes Telefonat.

Kommunikationsfähigkeit zeigt sich auch in der Art und Weise, wie ein Mensch in der Lage ist, bestimmte Rollen auszufüllen. Wer Zuhörer sein kann, Ratgeber, Kritiker oder Ideengeber, der wird beruflich vorankommen. Denn genau solche Charaktere wünschen sich Unternehmen, wenn Sie in der Stellenanzeige Kommunikationsfähigkeit voraussetzen.

Tipps für Kommunikation am Arbeitsplatz

Ob jemand gut kommuniziert, entscheidet sich zu großen Teilen bereits im Elternhaus. Wenn ein Kind die Erfahrung wertschätzender Kommunikation gemacht hat, wird es auch als erwachsener Mensch mit Kolleginnen und Kollegen im Job so kommunizieren.

Ein paar Dinge lassen sich allerdings auch später noch trainieren und verbessern die Kommunikation mit anderen Menschen.

• Klares Ziel: Jeder hat schon mal den Spruch gehört „Erst denken, dann sprechen!“. Machen Sie diesen Satz zu Ihrer obersten Priorität. Überlegen Sie sich vor einem Gespräch, worauf Sie hinausmöchten, was das Ziel des Gesprächs sein soll. Bei Missverständnissen haben Sie dann mehr Einfluss auf den Gesprächsverlauf, weil Sie wissen, in welche Richtung Sie möchten.
• Eigene Signale beachten: Sie können noch so deutliche Worte finden, wenn die eigene Körperhaltung, Mimik oder Gestik etwas Anderes signalisieren. Seien Sie sich immer bewusst, welche Signale Sie unausgesprochen senden. Das Gesprochene und das Nicht-Gesprochene müssen harmonieren.
• Deutlich sein: Wenn Sie mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren, drücken Sie sich deutlich aus. Sagen Sie ausdrücklich, was Sie von anderen erwarten. Wenn Sie über die Erwartungen nicht sprechen, führt das unweigerlich zu Missverständnissen, weil Ihr Gegenüber möglicherweise etwas Anderes verstanden hat und danach handelt.
• Guter Ton: Kommunizieren Sie mit Bedacht. Überlegen Sie noch einmal kurz, wie ein Wort oder eine Aussage beim Gegenüber ankommen könnte. Im Zweifel wählen Sie andere Worte oder verzichten auf die Aussage.
• Empathie: Gerade bei Konflikten ist es wichtig, sich in die Lage anderer Personen hineinversetzen zu können. Nur dann gelingt auch konstruktive Kritik. Gleichzeitig entwickeln Sie ein Gespür dafür, welche Aussagen beim Gegenüber möglicherweise falsch aufgefasst werden.
• Zeitpunkt: Ein zwangloses Gespräch in der Kaffeeküche geht immer. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege allerdings gerade an einer wichtigen Arbeit sitzt, möchte die Person nicht unbedingt über belanglose Dinge sprechen. Entwickeln Sie ein Gespür dafür, wann der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch ist.
• Aktives Zuhören: Hören Sie wirklich auf die Worte Ihres Gesprächspartners. Wenn Sie schon während der Ausführungen Ihres Gegenübers an eine mögliche Antwort denken, verpassen Sie eventuell wichtige Informationen. Dadurch entstehen neue Missverständnisse. Aktives Zuhören macht Sie zu einem verständnisvollen Gesprächspartner.
• Ausreden lassen: Fallen Sie anderen Menschen nicht ins Wort. Das möchten Sie nicht, andere Personen ebenfalls nicht. Lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden. Dabei müssen Sie nicht immer einer Meinung sein. Verhalten Sie sich dennoch immer respektvoll.

Fazit: Kommunikation

Um Kommunikation kommen Mitarbeitende in der Arbeitswelt nicht herum. Menschen kommunizieren unentwegt. Dafür nutzen sie Worte, allerdings noch viel auffälliger Mimik, Gestik und Körperhaltung.

Im Job arbeiten Menschen oft in Teams. In solchen Arbeitsgruppen ist gute Kommunikation besonders wichtig. Eine klare Kommunikation in Teams ist die Basis für eine breite Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Kommunikationsfähigkeit ist heutzutage eine zentrale Kernkompetenz. Gemeint ist die innere Bereitschaft, überhaupt zu kommunizieren, per Text und Sprache. Zur Kommunikationsfähigkeit gehört auch die Wahl des passenden Kanals.

Wertschätzende Kommunikation lernen die meisten Menschen im Elternhaus. Allerdings lassen sich bestimmte Fähigkeiten auch später noch trainieren, um besser mit anderen Menschen zu kommunizieren.

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