Verfahrensordnung LkSG

ARWA Personaldienstleistungen GmbH

1. Einleitung

Diese Verfahrensordnung regelt das Beschwerdemanagement der ARWA Personaldienstleistungen GmbH gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), das Unternehmen zur Achtung und Wahrung der Menschenrechte sowie zur Vermeidung von Umweltschäden in der eigenen Lieferkette verpflichtet. Ziel dieser Verfahrensordnung ist es, ein transparentes, fair geregeltes und wirksames Beschwerdemanagement zu gewährleisten, dass es allen betroffenen Parteien ermöglicht, Verstöße gegen die im Gesetz genannten Sorgfaltspflichten zu melden.

2. Ziele des Beschwerdemanagements

• Gewährleistung der Einhaltung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten innerhalb der Lieferkette.
• Möglichkeit für betroffene Parteien, Beschwerden und Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Menschenrechte oder Umweltstandards vorzubringen.
• Sicherstellung einer transparenten und effektiven Bearbeitung von Beschwerden.
• Vermeidung von zukünftigen Verstößen und kontinuierliche Verbesserung der Sorgfaltspflichten im Unternehmen und der Lieferkette.

3. Anwendungsbereich

Diese Verfahrensordnung gilt für alle Geschäftsbeziehungen der ARWA Personaldienstleistungen GmbH, sowohl innerhalb Deutschlands als auch in internationalen Lieferketten. Betroffene Parteien können Beschwerden aus allen Bereichen des Unternehmens sowie von Dritten (z.B. Lieferanten, Subunternehmer, Arbeitnehmer) einreichen.

4. Beschwerdekanäle

Betroffene Parteien können ihre Beschwerden über die folgenden Kanäle einreichen:

• Postanschrift: ARWA Personaldienstleistungen GmbH, Am Hahnenbusch 4, 55268 Nieder-Olm, z. Hd. Beschwerdemanagement/Rechtsabteilung
• Online-Formular: https://arwa.de/de/hinweisgebersystem/
  • Vertraulich melden

Sie können eine vertrauliche Meldung mit Angabe Ihrer Kontaktdaten vornehmen. Bei dieser wird ihre Identität nur denjenigen gegenüber bekannt, die Ihre Meldung vertraulich bearbeiten. Weitere Informationen können Sie den Datenschutzhinweisen entnehmen.

• • Anonym melden

Wenn Sie Ihre Identität geheim halten möchten, können Sie die Meldung vollständig anonym abgeben. Sie erhalten eine Vorgangsnummer.

Nach Vergabe eines Passwortes können Sie jederzeit die Meldung nachverfolgen.

Alle eingehenden Beschwerden werden vertraulich behandelt, und die Identität der Beschwerdeführer wird nach Wunsch geschützt.

5. Bearbeitung von Beschwerden

Die Bearbeitung von Beschwerden erfolgt durch die Rechtsabteilung, die in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und -führung arbeitet.

Schritte der Bearbeitung:

1. Eingang der Beschwerde: Alle Beschwerden werden innerhalb von 10 Werktagen nach Eingang bestätigt.
2. Prüfung der Beschwerde: Die Relevanz und Dringlichkeit der Beschwerde werden in einem ersten Schritt geprüft. Eine eingehende Untersuchung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Beschwerde.
3. Untersuchung: Die betroffenen Abteilungen und ggf. externe Experten werden in die Untersuchung des Vorfalls einbezogen.
4. Lösungsfindung: Falls sich der Vorwurf als gerechtfertigt herausstellt, wird das Unternehmen Maßnahmen zur Abhilfe ergreifen, wie z.B. die Behebung der festgestellten Verstöße oder die Einführung von Korrekturmaßnahmen.
5. Rückmeldung an den Beschwerdeführer: Der Beschwerdeführer wird über die Ergebnisse der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen innerhalb von 40 Werktagen nach Eingang der Beschwerde informiert, sofern es keine anonyme Meldung war. Bei einer anonymen Meldung kann der Beschwerdeführer mit der Vorgangsnummer und seinem Passwort den aktuellen Stand erfahren.
6. Dokumentation und Verbesserung: Alle Beschwerden, deren Bearbeitung und die ergriffenen Maßnahmen werden dokumentiert und regelmäßig überprüft, um systematische Verbesserungen in der Lieferkette zu erzielen.

6. Vertraulichkeit und Schutz von Beschwerdeführern

ARWA Personaldienstleistungen GmbH garantiert den Schutz der Identität von Beschwerdeführern. Das Unternehmen verpflichtet sich, keine Repressalien oder negativen Konsequenzen gegen diejenigen zu ergreifen, die in guter Absicht eine Beschwerde einreichen.

• Anonymität: Beschwerden können auch anonym eingereicht werden, jedoch kann dies die Klärung der Situation erschweren. Es wird empfohlen, so viele Informationen wie möglich bereitzustellen.
• Schutz vor Repressalien: Jegliche Form von Benachteiligung oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer wird von ARWA strikt abgelehnt und verfolgt.

7. Prüfung und Verbesserung des Systems

Das Beschwerdemanagement wird regelmäßig überprüft und bewertet, um die Wirksamkeit und Effizienz sicherzustellen. Alle Beschwerden, deren Bearbeitung und die daraus resultierenden Änderungen werden in einem jährlichen Nachhaltigkeitsbericht dokumentiert, der öffentlich zugänglich ist.

• Jährliche Überprüfung: Das Verfahren wird mindestens einmal jährlich überprüft und ggf. angepasst, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des LkSG entspricht und kontinuierlich verbessert wird.
• Schulungen: Alle relevanten Mitarbeiter des Unternehmens werden regelmäßig geschult, um die Anforderungen des LkSG und des Beschwerdemanagements zu verstehen und umzusetzen.

8. Dokumentation und Berichterstattung

Alle Beschwerden und deren Bearbeitung werden in einem zentralen, digitalen Beschwerdeprotokoll erfasst. Auf Anfrage mit dem Passwort können betroffene Parteien eine detaillierte Rückmeldung zu ihrer spezifischen Beschwerde online erhalten, soweit dies rechtlich zulässig und gewünscht ist.

• Jährlicher Bericht: Ein zusammengefasster Bericht über alle eingegangenen Beschwerden, deren Bearbeitung und die getroffenen Maßnahmen wird jährlich veröffentlicht und den relevanten Stakeholdern (z.B. Kunden, Lieferanten, Öffentlichkeit) zur Verfügung gestellt.

9. Verantwortlichkeiten

Die Gesamtverantwortung für das Beschwerdemanagement liegt bei der Geschäftsleitung und -führung von ARWA Personaldienstleistungen GmbH. Die operative Durchführung und Bearbeitung von Beschwerden obliegt der Rechtsabteilung.

10. Schlussbestimmungen

Diese Verfahrensordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und wird allen relevanten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Sie wird regelmäßig überprüft und ggf. an neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen in den Unternehmensprozessen angepasst.

Datum der letzten Überprüfung: 18.11.2024
Verantwortlich: Geschäftsführung ARWA Personaldienstleistungen GmbH

Ansprechpartner:

Herr Michael Goldbeck

Rechtsabteilung, interner Risikomanager, Meldesystembeauftragter.